|
|
Przed sprawdzeniem komunikatów odśwież stronę
OSTATNIE ZMIANY:
Rekrutację wolontariuszy na XX MEMP Kierat 2025 rozpoczniemy w marcu 2025 roku.
Informator dla sędziów, wolontariuszy oraz kandydatów na sędziów MEMP Kierat.
Spis treści:
1. Informacje ogólne,
2. Procedura zgłoszenia kandydata na sędziego lub wolontariusza,
3. Obowiązki patrolu sędziowskiego - instrukcja sędziowska,
4. Dokumentacja sędziowska,
5. Wyposażenie patrolu sędziowskiego,
6. Obowiązki personelu biura maratonu,
7. Dokumentacja biura maratonu,
8. Wzory upoważnień dla nieletnich wolontariuszy,
9. Ekipa sędziowska MEMP Kierat,
10. Harmonogram pracy i skład patroli sędziowskich.
1. Informacje ogólne
Informator przeznaczony jest zasadniczo dla ekipy sędziowskiej oraz personelu biura maratonu. Do zapoznania się z zawartymi poniżej informacjami oraz wzorami dokumentów zachęcamy wszystkich tych, którzy chcieliby dołączyć do zespołu organizacyjnego maratonu Kierat. Wszystkich chętnych do pracy przyjmujemy z radością do naszej ekipy.
Informator może być pouczającą lekturą również dla uczestników maratonu. Pozwoli im z większą wyrozumiałością podchodzić do pracy sędziów na trasie i w bazie maratonu oraz docenić ich wysiłek. Znajomość zasad pracy patroli sędziowskich przez uczestników może w znacznym stopniu usprawnić przebieg imprezy i pozwoli na uniknięcie nieporozumień.
Maraton Kierat to ogromne wyzwanie dla maratończyków. Duża liczba startujących, długi czas trwania imprezy, rozległy teren, na którym uczestnicy są rozproszeni i trudna do przewidzenia pogoda sprawiają, że jest to równie wielkie wyzwanie dla zespołu organizacyjnego, w szczególności dla kilkudziesięcioosobowej ekipy sędziowskiej.
Podstawowym zadaniem sędziów jest sprawowanie nadzoru nad sprawnym przebiegiem imprezy na trasie maratonu, prowadzenie dokumentacji i nadzór nad bezpieczeństwem uczestników w takim zakresie, w jakim jest to możliwe. Sędziowie wraz z osobami powołanymi do obsługi uczestników powinny służyć im pomocą w sytuacjach, gdy jest ona niezbędna. W razie potrzeby są oni odpowiedzialni za udzielenie poszkodowanym pierwszej pomocy przedlekarskiej i nadzór nad ich bezpieczeństwem do czasu przybycia ratowników GOPR lub pogotowia ratunkowego. Sędziowie powinni udzielać uczestnikom informacji w zakresie zasad regulaminu maratonu, w razie rezygnacji uczestnika wskazać mu najdogodniejszą drogę dojścia do najbliższego środka transportu, w sytuacjach konfliktowych kontaktować się z kierownictwem imprezy.
Ekipa sędziowska podzielona jest na tzw. patrole sędziowskie liczące od 2 do 4 osób, które wykonują swoje obowiązki w miejscu startu maratonu, na punktach kontrolnych (PK) rozmieszczonych na trasie oraz na mecie.
2. Procedura zgłoszenia kandydata na sędziego lub wolontariusza
Do ekipy sędziowskiej i ekipy obsługi biura maratonu może dołączyć każdy, kto jest gotowy na co najmniej kilkanaście godzin pracy. Osoby pragnące pełnić służbę w terenie, szczególnie na punktach kontrolnych położonych "daleko od szosy" powinny wykazywać się dobrym stanem zdrowia. Osoby niepełnoletnie powinny posiadać pisemną zgodę rodziców lub opiekunów na pracę w ekipie organizacyjnej. Wzór upoważnienia do pełnienia służby podczas maratonu znajduje się w p. 8.
Od kandydatów na sędziów nie wymagamy żadnych specjalnych uprawnień, ani doświadczenia w tym zakresie, choć oczywiście takie doświadczenie jest dodatkowym atutem. Mile widziane są osoby, które już Kierat znają, bo w przeszłości w nim startowały oraz znajomi, przyjaciele i członkowie rodzin uczestników, jak również wszyscy sympatycy Kieratu.
Zgłoszenia osób chętnych do pracy w ekipie sędziowskiej lub ekipie obsługi biura maratonu dokonuje się poprzez wypełnienie i przesłanie poniżsego formularza:
ZGŁOSZENIE WOLONTARIUSZA
W przypadku wyrażenia chęci otrzymania identyfikatora ze zdjęciem, należy drogą mejlową na adres "kierat2004@wp.pl" przesłać skan fotografii twarzy (może to być skan zdjęcia z legitymacji lub wycinek z dowolnego ulubionego zdjęcia, najlepiej kolorowego). O wszelkich zmianach zaistniałych po przesłaniu formularza, jak również o rezygnacji z udziału w imprezie jako sędzia lub wolontariusz należy poinformować Sędziego Głównego drogą mejlową na adres "kierat2004@wp.pl" lub telefonicznie nr tel. 504-430-725.
3. Obowiązki patrolu sędziowskiego - instrukcja sędziowska
Każdy patrol otrzymuje na piśmie instrukcję sędziowską składającą się z dwóch części. Część ogólna jest jednakowa dla wszystkich patroli. Można się z nią zapoznać tutaj:
Instrukcja sędziowska - część ogólna
Część szczegółowa zawiera informacje o wszystkich punktach kontrolnych na trasie, dane kontaktowe do szefów poszczególnych patroli oraz szczegółowy harmonogram pracy patrolu. Przykładową część szczegółową instrukcji można zobaczyć tutaj:
Instrukcja sędziowska - część szczegółowa (przykład)
Po zakończeniu pracy na PK, wybrane patrole sędziowskie mogą mieć wyznaczony dyżur na mecie maratonu. Sędziowie na mecie wspomagają ekipę biura maratonu, nadzorują stację SI umieszczoną na mecie i kierują uczestników do biura obliczeniowego.
Należy pamiętać, że na mecie maratonu mogą pojawiać się równocześnie uczestnicy, którzy ukończyli marsz z kompletem punktów, jak również ci, którzy zrezygnowali wcześniej i nie przeszli pełnego dystansu maratonu. Tych drugich należy kierować bezpośrednio do biura obliczeniowego. Stację SI na mecie potwierdzają wyłącznie uczestnicy, którzy pokonali cały dystans maratonu.
4. Dokumentacja sędziowska
Podstawową dokumentacją sędziowską jest "karta zapisu" w postaci tabeli zawierającej dwie kolumny. W przypadku awarii systemu SI kartę zapisu prowadzi się na bieżąco przez cały czas pracy punktu kontrolnego. W pierwszej kolumnie wpisuje się czas przybycia uczestnika na PK, w drugiej jego numer startowy. W przypadku przybycia na punkt równocześnie większej ilości uczestników, tzw. "tramwaju", wystarczy wpisać czas przy numerze startowym pierwszego uczestnika z grupy. Będzie to oznaczało, że uczestnicy odnotowani poniżej pojawili się na punkcie o tej samej godzinie. Czas odnotowujemy z dokładnością do pełnych minut wg własnego zegarka. Synchronizację zegarków przeprowadzamy przed maratonem podczas odprawy dla sędziów. Uwaga! Jeżeli uczestnik zgłasza rezygnację, to niezależnie od potwierdzenia obecności na stacji SI zapisujemy jego numer startowy w karcie zapisu i przy jego numerze startowym wpisujemy dużą literę "R". Wzór karty zapisu można zobaczyć tutaj:
Karta zapisu - wzór
W przypadku sprawnie działającego systemu SI, do karty zapisu wpisujemy tylko pierwszych maratończyków, którzy pojawili się na punkcie (co najmniej trzech mężczyzn i trzy kobiety), wszystkich uczestników zgłaszających rezygnację lub zgubienie karty SI oraz uczestników, którzy dotrą do punktu w ostatniej godzinie jego pracy.
Dokumentację sędziowską należy prowadzić starannie. Wszystkie zapisy muszą być wyraźne i czytelne. Jeśli w karcie zapisu zdarzy się błąd (np. źle wpisany numer startowy), mylny zapis należy przekreślić pojedyńczą linią poziomą i w kolejnym wierszu wpisać poprawną treść. Zapisów nie wolno zamazywać lub poprawiać. Dokumentację sędziowską należy przekazać Sędziemu Głównemu lub Szefowi Biura Maratonu. Dokumentację sędziowską prowadzimy w celu kontroli przemieszczania się uczestników na trasie (względy bezpieczeństwa) i w celu awaryjnej rejestracji osiągniętych rezultatów czasowych (przypadki zagubienia karty SI przez uczestnika).
Dodatkowym dokumentem prowadzonym przez sędziów dyżurujących w bazie maratonu jest "protokół rezygnacji", w którym należy odnotowywać rezygnacje zgłaszane przez uczestników telefonicznie. W protokóle tym należy wpisywać kolejno: numer startowy uczestnika, jego imię i nazwisko, numer ostatniego PK osiągniętego przez uczestnikaa oraz godzinę zgłoszenia rezygnacji. Uwaga! W żadnym wypadku nie należy wpisywać do protokółu godziny osiągnięcia punktu podawanej przez uczestnika. Rezultat uczestnika zostanie ustalony na podstawie jego karty SI. Zapisy w "protokóle rezygnacji" powinny być uporządkowane chronologicznie w kolejności zgłoszeń. Dokument ten jest prowadzony w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczestników, aby uchronić się przed ewentualnym niepotrzebnym wdrażaniem akcji poszukiwawczej. Wzór "protokółu rezygnacji" można zobaczyć tutaj:
Protokół rezygnacji - wzór
5. Wyposażenie patrolu sędziowskiego
Każdy patrol sędziowski otrzymuje następujące wyposażenie:
1) Instrukcja sędziowska, komplet kart zapisu na podkładce,
2) Długopis i foliopis,
3) Stojak ze stacją SPORTident i lampionem przestrzennym,
4) Baner z linką (do rozwieszenia nad PK),
5) Lampion InO (do umieszczenia w widocznym miejscu),
6) Kamizelki odblaskowe (sędziowie muszą wyróżniać się pośród uczestników),
7) Worki na śmieci,
8) Prowiant i zapas wody dla sędziów,
9) Apteczka pierwszej pomocy,
10) Strzałki informacyjne (opcjonalnie),
11) Perforator (do awaryjnego potwierdzania punktów).
Sędziowie, których dyżur przypada w godzinach nocnych w terenie, powinni posiadać latarki z zapasem baterii. Jeśli punkt jest zlokalizowany w miejscu pozbawionym zadaszenia, patrol powinien dysponować namiotem lub namiotami. Posiadamy kilka sztuk dla patroli, których członkowie nie posiadają własnych namiotów. Do niektórych punktów można dojechać samochodem, dlatego posiadanie własnego samochodu przez członka patrolu jest dużym atutem. Samochód może stanowić dogodne schronienie dla sędziów w razie niepogody, pozwoli im też na samodzielny powrót do bazy po zakończeniu pracy punktu.
Sędziowie powinni być przygotowani na bardzo niskie temperatury w nocy (zapas ciepłej odzieży, śpiwór). Wszelki sprzęt biwakowy mile widziany, za wyjątkiem punktów położonych wysoko w górach, gdzie trzeba będzie to wszystko wnieść na plecach.
6. Obowiązki personelu biura maratonu
Pracę biura maratonu podzielić można na trzy etapy: rejestracja uczestników, dyżur nocny, obsługa mety maratonu.
Rejestracja uczestników rozpoczyna się na kilka godzin przed startem. Biuro rozpoczyna pracę o godzinie 12:00 w piątek, ale jego przygotowanie i odprawa dla obsługi biura odbywa się wcześniej. Godzina odprawy zostanie podana w komunikacie. Pracą biura maratonu kieruje Szef Biura Maratonu.
Do zadań osób pracujących przy rejestracji uczestników należy:
1. odnalezienie uczestnika na liście startowej i odnotowanie jego obecności,
2. w razie wątpliwości sprawdzenie, czy uczestnik jest pełnoletni (uczestnicy powinni okazać dowód osobisty lub inny dokument ze zdjęciem),
3. odebranie wypełnionego i podpisanego oświadczenia uczestnika maratonu,
4. sprawdzenie, czy wszystkie dane zostały wpisane i w razie potrzeby uzupełnienia, odesłanie na koniec kolejki,
5. wydanie uczestnikowi numeru startowego, mapy i pakietu materiałów startowych (koszulka strunowa na mapę, smycz, plakietka rajdowa, ew. materiały promocyjne) spakowanych w reklamówkę,
6. sprawdzenie na dodatkowej liście rozmiaru opłaconej przez uczestnika koszulki i jej wydanie,
7. skierowanie uczestnika do stanowiska SPORTident celem wypożyczenia i/lub wyczyszczenia karty SI w stacji czyszczącej.
UWAGA!
# Jeżeli uczestnik jest nieletni, musi zgłosić się do rejestracji z opiekunem i oddać upoważnienie do opieki podpisane przez rodziców (z poświadczeniem autentyczności podpisu), chyba, że startuje pod opieką jednego z rodziców. Opiekun, również rodzic, musi podpisać druk zobowiązania do sprawowania opieki nad nieletnim w trakcie maratonu.
# Jeżeli uczestnik odmówi podpisania oświadczenia lub jeśli nieletni uczestnik nie posiada upoważnienia od rodziców, nie wolno wydawać mu materiałów startowych.
O każdym takim przypadku należy niezwłocznie powiadomić Szefa Biura Maratonu.
# Przy odbieraniu oświadczeń i wydawaniu numerów startowych należy skrupulatnie sprawdzać tożsamość uczestników (imię, nazwisko, miejsce zamieszkania lub data urodzenia), ponieważ wiele nazwisk powtarza się, a nawet zdarzają się uczestnicy noszący takie samo nazwisko i imię.
# Wskazane jest sprawdzanie dokumentu tożsamości zgłaszających się uczestników.
O okazanie dokumentu należy prosić w szczególności osoby młode, co do których może zachodzić podejrzenie, że nie mają ukończonych 18 lat. Sprawdzić, czy data urodzenia w dokumencie jest zgodna z datą na druku oświadczenia.
# Odebrane oświadczenia wraz ze złożonymi upoważnieniami i zobowiązaniami zabezpieczyć przed zagubieniem lub zniszczeniem.
# UWAGA Rejestracja uczestników odbywa się zasadniczo do godziny 17:00, jeśli jednak uczestnik spóźni się nie więcej niż 3 godziny, należy go zarejestrować i wydać numer startowy, ale uprzedzić, że za wyjątkiem kilku pierwszych punktów kontrolnych obowiązują go limity czasowe podane na mapie. Spóźniony uczestnik, w razie dotarcia do początkowych PK po ich opuszczeniu przez sędziów, potwierdza swoją obecność w sposób, który zostanie podany na odprawie.
# Uczestnicy, którzy zgłoszą się do bazy po godzinie 20:00 nie mogą być dopuszczeni do startu. Można im wydać materiały startowe i uprzedzić, że jeśli wyruszą na trasę, nie będą sklasyfikowani, a organizatorzy nie biorą za nich żadnej odpowiedzialności.
# Jeżeli zgłasza się uczestnik, którego opłata startowa nie była odnotowana, należy zażądać od niego potwierdzenia dokonania przelewu lub dowodu wpłaty wpisowego,
# Jeżeli uczestnik nie opłacił wpisowego lub opłacił je w niewłaściwej wysokości należy przed wydaniem materiałów startowych odesłać go do osoby wyznaczonej przez Szefa Biura Maratonu.
Po zakończeniu rejestracji rozpoczyna się dyżur nocny.
Do obowiązków osób pełniących ten dyżur należy:
1. odbieranie telefonów od maratończyków,
2. przyjmowanie rezygnacji telefonicznych od maratończyków i odnotowywanie ich w protokole rezygnacji (patrz: rozdz. 4),
3. w razie zgłoszenia przez uczestnika wypadku lub problemów zdrowotnych, niezwłoczne skontaktowanie się z ratownikami GOPR i powiadomienie członka ekipy medycznej (przy przyjmowaniu zgłoszenia należy uzyskać jak najdokładniejsze informacje o stanie osoby poszkodowanej i miejscu zdarzenia, zapisać numer telefonu lub nr startowy zgłaszającego, tak aby GOPR mógł dotrzeć do poszkodowanego jak najszybciej i mógł z nim nawiązać kontakt, zaś ekipa medyczna mogła się przygotować na udzielenie odpowiedniej pomocy).
4. pełnienie nadzoru nad wyposażeniem biura maratonu.
Ostatnim etapem pracy biura maratonu jest dyżur na mecie.
Do obowiązków osób pełniących ten dyżur należy:
1. kierowanie maratończyków do stanowiska obliczeniowego, a następnie do punktu wydawania dyplomów,
2. wydawanie uczestnikom kuponów na posiłek,
3. wypisywanie dyplomów (wynik ustala się na podstawie wydruku ze stanowiska obliczeniowego) i wydawanie ich uczestnikom,
4. wręczanie medali uczestnikom, którzy nie deklarują chęci ich otrzymania podczas uroczystości zakończenia imprezy,
5. odbiór kart zapisu od patroli sędziowskich zjeżdżających z trasy,
6. sukcesywna kontrola przemieszczania się uczestników po trasie maratonu, zaś po zamknięciu mety upewnienie się, czy do bazy dotarli wszyscy uczestnicy, którzy wcześniej nie zgłosili rezygnacji (we współpracy z obsługą stanowiska obliczeniowego).
Osoby pełniące dyżur na mecie powinny być w stałym kontakcie z zespołem medycznym. W przypadku zgłoszenia się na metę osoby, która wymaga opieki lub konsultacji lekarskiej, należy niezwłocznie powiadomić członka ekipy medycznej.
7. Dokumentacja biura maratonu
Dokumentację biura maratonu można podzielić na 2 grupy dokumentów:
A. Dokumenty związane z rejestracją uczestników:
1. Lista uczestników z przydzielonymi numerami startowymi - lista startowa,
2. Zapasowe druki oświadczeń uczestników maratonu oraz zobowiązań do sprawowania opieki nad nieletnimi dla osób, które zapomniały je wydrukować i wypełnić przed zgłoszeniem się do biura.
Podpisane oświadczenia, zobowiązania i upoważnienia, jak również złożone potwierdzenia dokonania przelewu lub dowody wpłaty należy zabezpieczyć przed zagubieniem lub zniszczeniem, a następnie przekazać Szefowi Biura Maratonu.
B. Dokumenty związane z nadzorem nad przebiegiem maratonu:
3. Lista alfabetyczna uczestników z ich numerami startowymi i numerami telefonów,
4. Protokół rezygnacji służący do ewidencjonowania telefonicznych zgłoszeń rezygnacji uczestników,
5. Tabela wstępnych wyników maratonu uzupełniana sukcesywnie w miarę zgłaszania się do biura uczestników, którzy ukończyli rywalizację (prowadzi obsługa stanowiska obliczeniowego).
Protokół rezygnacji wraz z kartami zapisu od sędziów punktowych i sędziów na mecie należy zabezpieczyć przed zagubieniem lub zniszczeniem, a następnie przekazać Szefowi Biura Maratonu.
8. Wzory upoważnień dla nieletnich wolontariuszy
Osoby nieletnie, które chciałyby podczas maratonu Kierat pomagać przy obsłudze maratonu lub pracować w ekipie sędziowskiej muszą posiadać zgodę od rodziców lub opiekunów prawnych. Jeśli nie skompletujemy zespołu sędziowskiego i zespołu obsługi biura spośród kandydatów pełnoletnich, poprosimy Was o pomoc. Konieczne będzie przedstawienie druku zgody rodziców.
9. Ekipa sędziowska
Rekrutację sędziów na XX MEMP Kierat 2025 rozpoczniemy w marcu 2025 roku.
Sędzia Główny - Andrzej Sochoń
Sędzia Główny
Budowniczy Trasy
Andrzej Sochoń
|
Sędzia Pomocniczy
Szef Biura Maratonu
Tomasz Baranowski
|
10. Informacje ogólne o PK na XX MEMP Kierat 2025
Informacje zostaną podane w pierwszym kwartale 2025 roku
początek strony
|
Strona główna